Der Kommunionstag ist vorbei. Nun wird es Zeit: Rechnung schreiben.
Die Bilder sind bearbeitet und übergeben. Und jetzt kommt der letzte Schritt, den viele Fotograf*innen am längsten hinauszögern: die Rechnung.
Zu kompliziert. Zu unsicher. Was muss eigentlich drauf? Und was passiert wenn ich etwas vergesse?
Die gute Nachricht: Eine korrekte Fotografen-Rechnung ist nicht kompliziert – wenn du einmal weißt, was drauf gehört. Und mit einer fertigen Vorlage dauert das Ausfüllen pro Rechnung keine 5 Minuten.
Table of Contents
Punkt 1: Kleinunternehmer oder umsatzsteuerpflichtig – das ist der erste Unterschied beim Rechnung schreiben
Bevor du eine Rechnung schreibst, musst du wissen ob du Kleinunternehmer bist oder nicht. Das bestimmt, ob du Umsatzsteuer ausweist oder nicht.
Kleinunternehmer bist du wenn dein Jahresumsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG in Anspruch nimmst.
Als Kleinunternehmer: Du schreibst Rechnungen ohne Mehrwertsteuer und fügst den Hinweis ein: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Als umsatzsteuerpflichtiger Fotograf: Du weist die Mehrwertsteuer (19%) separat aus und kannst sie beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen.
Punkt 2: Die Pflichtangaben – diese Felder dürfen nicht fehlen
- Vollständiger Name und Adresse des Ausstellers (du)
- Vollständiger Name und Adresse des Empfängers (Eltern)
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, nie doppelt)
- Leistungsbeschreibung (was hast du fotografiert, wann, wo)
- Leistungszeitraum (Datum der Kommunion)
- Nettobetrag
- Umsatzsteuer – oder der Hinweis gemäß §19 UStG
- Endbetrag
- Zahlungsziel
- Bankverbindung oder Zahlungsweg
Punkt 3: Die Rechnungsnummer – fortlaufend und eindeutig
Schema: 2026-001, 2026-002, 2026-003 usw. Keine Lücken, keine Doppelungen. Beim Rechnung schreiben kannst Du mit 2026-100 beginnen, das verrät nicht wie viele Rechnungen du schon geschrieben hast
Punkt 4: Die Leistungsbeschreibung – konkret und verständlich
Nicht nur „Fotografie“ — sondern: „Kommunionreportage für Emma Mustermann, Pfarrkirche St. Martin, Musterstadt, 14. Mai 2026. Leistungsumfang: ca. 4 Stunden Fotografie inkl. Vor- und Nachbereitung, 30 digital bearbeitete Fotos, Bereitstellung über Online-Galerie.“
Punkt 5: Anzahlung und Restzahlung trennen
Anzahlungsrechnung vor dem Shooting (30–50%), Schlussrechnung bei der Bildübergabe. Auf der Schlussrechnung vermerken: „Bereits geleistet: Anzahlung vom [Datum], Betrag [X Euro]. Verbleibender Restbetrag: [Y Euro].“
Punkt 6: Zahlungsziel und Mahnwesen
Standard: 14 oder 30 Tage. Nach Ablauf: freundliche Erinnerung → erste Mahnung → zweite Mahnung. In der Praxis zahlen fast alle Eltern pünktlich wenn vorher eine Anzahlung geflossen ist.
Punkt 7: Rechnung schreiben – Eine Vorlage erstellen – einmal, für immer
Word, Pages oder Google Docs — einmal alle Felder anlegen, jede Rechnung dauert dann 5 Minuten. Das Erstkommunion System enthält eine fertige Vorlage für Kleinunternehmer, sofort einsatzbereit.
Fazit: Schick die Rechnung immer gleichzeitig mit der Galerie — dann ist der Auftrag wirklich abgeschlossen und du musst nicht später nochmals nachhaken.
→ Zur VIP-Warteliste: https://kommunionfotografie.de/#warteliste
Was muss auf einer Rechnung als Fotograf stehen?
Die Pflichtangaben – diese Felder dürfen nicht fehlen:
Vollständiger Name und Adresse des Ausstellers (du)
Vollständiger Name und Adresse des Empfängers (Eltern)
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, nie doppelt)
Leistungsbeschreibung (was hast du fotografiert, wann, wo)
Leistungszeitraum (Datum der Kommunion)
Nettobetrag
Umsatzsteuer – oder der Hinweis gemäß §19 UStG
Endbetrag
Zahlungsziel
Bankverbindung oder Zahlungsweg
Muss ich als Kommunionsfotograf Umsatzsteuer berechnen?
Umsatzsteuer berechnest Du nicht, falls Du die Kleinunternehmer Regelung in Anspruch genommen hast. Dies muss Du aber in der Rechnung kennzeichnen.
Wie nummeriere ich Rechnungen richtig?
Fang an mir 2026-100, dann 2026-101. Fange einfach nicht bei 1 an, dann weiß keiner wieviele Kunden Du hattest. Aber mit Erstkommunion Rechnungen kommen einige Rechnungen zusammen.
Wann sollte ich die Rechnung schicken?
Die Rechnung wird direkt bei Übergabe des Zugangs zur passwortgeschützten Online Galerie per Mail mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen mitgesendet.
Hier siehst Du wie eine Rechnung eines Kleinunternehmers aussehen könnte.